نظم دهی به محیط با روش فایو اِس 5S

نظم دهی به محیط با روش فایو اِس 5S

فایو اِس 5S نام یک روش نظم دادن به محیط کاری است که از پنج واژه در زبان ژاپنی گرفته شده است که ابتدای هر واژه با صدای "س" شروع می شود – آن واژه ها عبارتند از:

  1. Seiri = Sort (English)
  2. Seiton = Set in order (English)
  3. Seiso = Shine (English)
  4. Seiketsu = Standardize (English)
  5. Shitsuke = Sustain (English)

گروه طراحی و تولیدی سبز

با ترجمه دقیقی که صورت گرفته معنی این واژه ها نیز در زبان انگلیسی همگی با حرف S شروع می شوند. این لیست به توصیف این مطلب می پردازد که چطور با استفاده از اصولی خاص، نظم دهی به محیط کاری را افزایش دهیم و چطور می توان با استفاده از این روش باعث بالارفتن بازدهی و مفیدبودن مجموعه ی فعالیت ها در محیط کاری شد. این بازدهی با به کارگیری اصول فایو اِس 5S از طریق شناسایی و انبار کردن آیتم های استفاده شده، نگهداری صحیح محیط و اشیا موجود در آن و حفظ وضعیت منظم موجود حاصل می شود. فرآیند تصمیم گیری درباره چگونگی استفاده از اصول فایو اس 5S معمولا از مذاکره کارمندان و افراد دخیل در محیط کار درباره استاندارد سازی می آید، که باعث می شود بین کارکنان تفاهم جمعی در رابطه با چگونگی انجام امور حاصل شود.

در برخی جاها اصول فایو اِس 5S به سیکس اِس 6S نیز تبدیل شده است که عامل ششم، ایمنی یا همان safety است.

به غیر از این که فایو اِس 5S به تنهایی یک روش مستقل برای نظم دهی به امور محسوب می شود، از آن در مصارف عمومی تر و ساختار های دیگر نیز استفاده می شود که به آن "کنترل بصری"، "محیط کار بصری" یا "کارخانه بصری" نیز می گویند. بر حسب این عبارات و یا سایر عبارات تخصصی مرتبط با این مفهوم، شرکت های غربی مفاهیم اصلی فایو اِس 5S را قبل از انتشار عمومی این علم در مقالات و مجلات انگلیسی زبان، به عنوان یکی از اصلی ترین اصول نظم دهی به امور و اصول کاری شان مورد استفاده قرار می داده اند. به عنوان مثال، در سال 1986 در یک کتاب مطلبی همراه با یک عکس از یک شرکت واقع در آمریکا منتشر شد که در آن وسایل و محیط کار کاملا بر اساس اصول فایو اِس 5S نظم دهی شده بودند.

ریشه های فایو اِس 5S

فایو اِس 5S در ژاپن توسعه یافت و به عنوان تکنیکی شناخته شد که تولید و تحویل کالا قبل از موعد سر رسید را ممکن کرد.

دو چارچوب کلی در فهم و به کارگیری اصول فایو اِس 5S در کسب و کارها مطرح شده که یکی از این اصول توسط اُسادا Osada و آن یکی توسط هیرانو Hirano پیشنهاد شده. هیرانو ساختاری برای بهبود اصول فایو اِس 5S ایجاد کرد که هر مرحله بر مبنای مرحله ی قبلی پیش می رفت و این اصول تا جایی مورد توجه قرار گرفتند که شرکت تویوتا هم آن ها را در تولیدات و محیط کاری خود پیاده سازی کرد.

بعضی ادعا می کنند که اصول فایو اِس 5S را هنری فورد Henry Ford مطرح کرد، چرا که او هم اصولی برای بهبود بازدهی در محیط کاری داشت که به روش CANDO معروف است و این روش عبارت است از:

CANDO:

  • Cleaning up: تمیز کردن
  • Arranging: مرتب کردن
  • Neatness: نظم
  • Discipline: انضباط
  • Ongoing improvement: بهبود دائمی

 

در ادامه به بررسی اصول فایو اِس 5S می پردازیم. عبارات فایو اِس 5S را می توان به صورت

"دسته بندی کردن -Sort "

"به ترتیب کردن – Set in order"

"برق انداختن - Shine"

"استاندارد کردن - Standardize" و

"نگهداری کردن - Sustain" ترجمه کرد. البته شاید مدل های ترجمه شده دیگری نیز از این عبارات ببنید اما اصول اصلی آن ها یکسان هستند.

در ادامه به بررسی این عبارات می پردازیم:

 

دسته بندی کردن – Sort (Seiri)

  • کار کردن را با حذف موانع راحت تر کنید
  • با حذف اشیا غیرضروری احتمال حواس پرت شدن را کم کنید
  • از انباشته شدن اشیا غیرضروری جلوگیری کنید
  • اشیا غیرضروری را با در نظر گرفتن هزینه و ارزش و یا سایر فاکتورها تعیین کنید
  • تمامی قطعات یا ابزارآلاتی که استفاده نمی شوند را دور کنید
  • مواد یا اشیا بلااستفاده را از محیط کار جدا کنید
  • یک محدوده قرمز تعیین کنید – محدوده ای را با نوار یا رنگ قرمز مشخص کنید که کلیه اشیا و لوازم غیرضروری که نمی توان درجا آن ها را دور انداخت را در آن قسمت قرار دهید. هر وقت زمان کافی وجود داشت می توانید آن وسایل را بررسی و دور بیاندازید.
  • یک سرپرست ماهر برای بازرسی محیط به صورت منظم نیاز است
  • کف زمین مرتبط با فضای کاری را کاملا تمیز نگه دارید تا جایی که جز وسایل مرتبط با کار در آن دیده نشود
  • اشیا خوب یا بد را از هم جدا و دسته بندی کنید

 

به ترتیب کردن – Set in order (Seiton)

  • تمامی لوازم مورد استفاده را آماده و مرتب کنید تا به آسانی بتوان از آن ها استفاده کرد
  • با منظم کردن و قرار دادن وسایل و ابزارآلات مورد نیاز در نزدیک محیط مرتبط کاری، از اتلاف زمان خودداری کنید
  • پیدا کردن و دسترسی به اشیا مورد نیاز را آسان کنید
  • هر شی که اول وارد انبار می شود اول هم از انبار باید خارج شود که به این اصل، اصل FIFO می گویند که مخفف عبارت First-In-First-Out می باشد
  • روند کاری را آسان و بدون مانع کنید
  • تمامی موارد و کارهای بالا باید به صورت مستمر صورت پذیرند
  • قطعات و لوازم را بر اساس نوع استفاده آن ها قرار دهید به این صورت که پراستفاده ترین وسایل باید در نزدیک ترین فضا به محیط کاری قرار گیرند

 

برق انداختن – Shine (Seiso)

  • محیط کاری را به صورت روزمره تمیز کنید یا یک توالی زمانی خاص برای نظافت در نظر بگیرید
  • به نظافت مثل بازرسی نگاه کنید – نظافت به نیت بازرسی
  • از خراب شدن ماشین آلات و تجهیزات جلوگیری کنید
  • محیط کاری را امن و آسان نگه دارید تا بتوانید در آن محیط به آسانی کار کنید
  • محیط کار را تمیز و خوشایند نگه دارید
  • باید فضا به قدری خوب و منظم شود که وقتی حتی کسی که به آن محیط کار آشنا نیست در آن محیط قرار گیرد بتواند هر مشکلی را در شعاع 15 متری به آسانی تشخیص دهد

 

استاندارد سازی کردن – Standardize (Seiketsu)

  • بهترین اصول کاری در محیط کار را به صورت استاندارد در بیاورید
  • بالاترین اصول استاندارد در نظم دهی به محیط کار را در تمامی شرایط حفظ کنید
  • همه چیز در جای خودش
  • هر فرآیندی استانداردی دارد

 

نگهداری کردن – Sustain (Shitsuke)

  • هیچ چیز برای هیچ کس نباید مضر باشد
  • کار را انجام دهید بدون این که نیاز باشد به شما گوشزد شود
  • نظارت دائمی
  • آموزش و انضباط
  • آموزش یک فرآیند هدف محور است. نتایج هر آموزشی باید به صورت ماهیانه بررسی شود
  • انضباط شخصی
  • رعایت ترتیب درست امور
  • از رعایت اصول و استانداردها اطمینان حاصل نمایید
  • پیرو رویه کلی باشید اما بهبود این رویه را هم در دستور کار قرار دهید

 

مدل های مختلف اعمال اصول فایو اِس 5S

روش ساماندهی فایو اِس 5S از کارخانجات تولیدی شروع شد اما امروزه در سایر صنایع از جمله خدمات درمانی و سلامت و حتی دولت یک کشور نیز کاربرد دارد.

مدیریت بصری و فایو اِس 5S می توانند کاربرد بسیار خاص و تخصصی در امور درمانی و سلامت داشته باشد، چرا که در یک موقعیت حیاتی که جان یک بیمار یا مصدوم در خطر است اگر کادر درمانی بخواهند زمان خود را صرف پیدا کردن وسایل مورد نیاز کنند می تواند عواقب حادی در بر داشته باشد.

با این که ریشه های فایو اِس 5S را باید در امر تولید جستجو کرد، اما می توان آن را در اقتصاد دانش محور، کار با اطلاعات، نرم افزارها یا رسانه ها نیز اعمال کرد و صرفا استفاده از فایو اِس 5S برای ساماندهی فیزیکی اشیا نیست.

 

رعایت فایو اِس 5S در توسعه محصولات و فرآیندهای نوین

نتیجه ی مهندسی و طراحی در یک کسب و کار نوین، اطلاعات است و تئوری اصلی فایو اِس 5S در این نوع کسب و کارها این است که "یک سطح کثیف و به هم ریخته یا آسیب دیده باعث جلب نظر می شود که این هم باعث اتلاف کسری از ثانیه از چشم می شود تا بتواند اطلاعات مفید و مورد نیاز را در هر بار نگاه به آن سطح نامنظم و بهم ریخته، استخراج کند. تجهیزات قدیمی باعث پنهان ماندن تجهیزات جدید از چشم می شوند و مردم را مجبور می کنند که دائم بپرسند باید از کدام یک از تجهیزات استفاده کنند."

 

محصولات نظم دهنده تی سبز

گروه صنعتی طراحی و تولیدی سبز – تی سبز www.tsabz.com – با توان تولیدی بالا در امر تولید انواع جعبه و بسته بندی توانسته محصولات بسیار مناسبی را در اختیار کسب و کارهای مختلف قرار دهد. در میان طیف وسیع محصولات و تولیدات این گروه صنعتی، جعبه های نظم دهنده از کاربرد عمومی تری برخوردارند. همانطور که از نام این نوع محصولات نیز پیداست، استفاده ی اصلی آن ها برای نظم دادن به محیط کار و منزل است.

جعبه های نظم دهنده در تمام دنیا جز وسایل ضروری برای ساماندهی هر فضایی محسوب می شوند که این کالا عموما در ایران در فروشگاه های لوازم خانگی و به صورت وارداتی دیده می شود. همچنین به دلیل پرداخت عوارض گمرکی برای این نوع کالاها، گاها می بینیم که نسبت به ارزش واقعی شان، قیمت بالایی دارند که همین امر خرید این کالا را سخت می کند و قابلیت ارائه آن به عموم را کاهش می دهد.

گروه طراحی و تولیدی سبز – تی سبز www.tsabz.com – با تولید انواع جعبه های نظم دهنده به صورت بومی با توان تولیدی بالایی که دارد علاوه بر اشتغال زایی توانسته این محصول را با قیمتی مناسب و تعداد نامحدود برای عموم مردم و انواع کسب و کارها ارائه دهد.

اولین فاکتوری که در تمامی محصولات و تولیدات تی سبز نظر همه را جلب می کند کیفیت بالای تولیدات ماست. به جرات می توانیم بگوییم که محصولات تی سبز با نظارت کیفی دقیقی که قبل از ورود به بازار روی آن ها انجام می شود، از نظر قیمت و کیفیت از تمامی نمونه های مشابه خارجی خود جلوتر هستند. همین امر باعث می شود که استفاده از جعبه های نظم دهنده برای همه ممکن شود و مدیریت فضا منزل یا کار برای همه قابل اجرا باشد. جعبه های نظم دهنده تی سبز می توانند کمک محسوسی در پیاده سازی اصول فایو اس 5S برای ساماندهی هر فضایی از جمله فضاهای کاری مانند کارخانجات، ادارات و شرکت ها و همچنین منازل کنند.

در ادامه توجه شما را به چند تصویر از محیط های کاری ساماندهی شده بر اساس اصول فایو اس 5S جلب می کنیم:

ساماندهی محیط با اصول فایو اس

ساماندهی محیط با اصول فایو اس